De komende tijd besteed ik onder de noemer ‘Ploegen plus’ aandacht aan een aantal onderwerpen uit Ploegen, zaaien en binnenhalen; een praktische gids voor arbeidsmarktcommunicatie en personeelswerving. Vandaag deel 5: hoe kies ik een externe partner?
Het kiezen van een bureau dat goed bij je past, is geen sinecure. Ten eerste moet je je afvragen wat je precies nodig hebt. Ten tweede moet je ontdekken welk bureau daar – qua aanpak en budget – goed bij past. Je kunt je hierop oriënteren via internet of – misschien beter nog – je eigen netwerk raadplegen. Er zijn namelijk veel verschillende dienstverleners die zich op de een of andere manier bezighouden met arbeidsmarktcommunicatie en personeelswerving en die je kunt inzetten voor je activiteiten:
* full service reclamebureaus;
* full service arbeidsmarktcommunicatiebureaus;
* mediabureaus, al dan niet met een eigen creatieve afdeling;
* bureaus die gespecialiseerd zijn in online communicatie;
* ontwerpbureaus, inclusief webdesign;
* zelfstandig gevestigde adviseurs, strategen of creatieven;
* werving en selectiebureaus;
* uitzendbureaus;
* overige adviesbureaus.
Wat je nodig hebt, is afhankelijk van je behoeften. Soms zul je meerdere bureaus in willen schakelen, omdat je voor bepaalde activiteiten een specialisme zoekt. Van belang is in elk geval dat je een bureau krijgt dat werkelijk begrip heeft voor je vraag of probleem. In dat opzicht is er wel één belangrijk verschil tussen bureaus: sommige zijn meer gericht op het creatieve proces en het concept van je campagne (creatiegestuurd), andere zijn meer gericht op het concreet oplossen van de vragen van jou als klant (accountgestuurd). Als je een complexe wervingsvraag hebt of je beschikt zelf niet over voldoende kennis of capaciteit om de praktische onderdelen van je campagne vorm te geven of uit te voeren, ben je met de laatste beter af.
Briefing:
Op het moment dat je een bureau hebt gekozen en aan de slag gaat, word je geconfronteerd met briefings. Met behulp van briefings worden (deel)opdrachten verstrekt. Een goede briefing bestaat uit de volgende onderdelen:
* Situatiebeschrijving: wat is de context van de deelopdracht?
* Doelstelling: wat wil je met deze opdracht bereiken: dat er een website gebouwd wordt, een advertentie in de krant komt, een evenement georganiseerd wordt, een guerillamarketingactie wordt opgetuigd? Moeten mensen reageren? Iets denken, voelen, vinden? Iets doen? Schrijf het helder en voor maar één uitleg vatbaar op. Beschrijving van de doelgroep: op wie richt de opdracht zich, leeftijd, opleiding?
* Mediakeuze: welke media en middelen wil je erbij gaan inzetten?
* Budget: wat mag het uiteindelijk kosten, inclusief het bedenken, uitvoeren?
* Planning: wanneer wil je welke resultaten opgeleverd hebben?
Een briefing van jouw kant dient altijd gevolgd te worden door debriefing van de kant van het bureau. Hierin geven zij aan hoe zij de opdracht geïnterpreteerd hebben en wat hun voorstellen zijn. Op basis van zo’n debriefing kom je niet zo snel voor verrassingen te staan.
Overleggen
Tot slot zul je regelmatig met je bureau overleggen en evalueren. Daarbij zul je alles de revue kunnen laten passeren; ook als je van mening bent dat het niet loopt zoals je eigenlijk wilt. Of beter: juist dan! Het is prettig om een goede verstandhouding te hebben met (de medewerkers van) het bureau. Maar onthoud: hoe frequent, prettig of desnoods vriendschappelijk de contacten ook zijn, uiteindelijk is je bureau een zakelijke partner. Je moet hen dus afrekenen op resultaat.
Behalve met een externe partner, zul je bij het maken van arbeidsmarktcampagnes ook samenwerken met interne partners. Dat is het onderwerp van deel 6.
