De komende tijd besteed ik onder de noemer ‘Ploegen plus’ aandacht aan een aantal onderwerpen uit Ploegen, zaaien en binnenhalen; een praktische gids voor arbeidsmarktcommunicatie en personeelswerving. Vandaag deel 7: Organisatie.
De beste campagne sneuvelt als er onvoldoende aandacht is voor de organisatorische afhandeling van de activiteiten: de backoffice. Je kunt een geweldige communicatiecampagne optuigen en veel respons genereren als je een beetje je best doet; maar op welke wijze zorg je ervoor dat je communicatie aan de voorkant naadloos aansluit op de processen aan de achterkant? De organisatie van deze activiteiten zul je als organisatie zélf moeten regelen. Want uiteindelijk moeten al je inspanningen daadwerkelijk leiden tot de instroom van nieuwe medewerkers in je organisatie, medewerkers die bij voorkeur niet al binnen een jaar weer vertrokken zijn. Daarom zijn je processen kritische succesfactor nummer één.
Wat doet de backoffice?
Eenvoudig gezegd: de backoffice organiseert alle communicatie-acties, werving en selectieprocessen en andere activiteiten die je naar de arbeidsmarkt ontplooit. Denk daarbij aan:
* organisatiebrede employer branding
* adviseren
* ondersteuning directe werving
* ondersteunen selectie
* overige taken, zoals het op de hoogte blijven van ontwikkelingen of het onderhouden van contacten en contracten
Backofficesystemen
Uit het voorgaande is waarschijnlijk al wel gebleken dat het organiseren van het recruitmentproces niet echt een sinecure is. Van belang daarbij is dat je zaken vastlegt: zowel het proces zelf, als het materiaal waarmee je het proces uitvoert, te weten de vacatures en de kandidaten. Hoe je dat precies aanpakt, is op zich van minder belang dan dát je het aanpakt. Maar de administratie van werving en selectieprocedures is een redelijk arbeidsintensieve klus, zeker als je veel vacatures te vervullen hebt. Als je een kleine organisatie bent, met tien vacatures per jaar, kun je hier zelf iets voor maken. Waar het om gaat: bedenk een systematiek en pas ‘m toe.
Een ander voordeel van een systematische vastlegging van informatie rondom vacatures en sollicitaties is de mogelijkheid om overzichten te maken van de resultaten van je procedures. Met een goede vastlegging heb je altijd een actueel inzicht in de aantallen sollicitanten, de kwaliteit van de procedures (o.a. doorlooptijden) of het bestaan van bepaalde knelpunten.
Succesfactoren
Naast een goede organisatie, in de vorm van goed gemanagede processen, kun je nog vier factoren onderscheiden die een belangrjike rol spelen bij de vraag of je inspanningen succesvol zullen zijn:
* Budget: niet te veel, maar ook zeker niet te weinig.
* Borging in de organisatie: de organisatie moet er wel achter staan; in je eentje bereik je weinig.
* Kwaliteit van het recruitmentproces: als je de juiste mensen weet aan te spreken, weet je ze dan ook te selecteren?
* Monitoren: hou bij wat het resultaat van je werk is.
Tot slot
Dit was het eerste deel van Ploegen plus: het proces. De komende tijd kun je op Wervingsvisies bijdragen lezen over deelonderwerpen die te maken hebben met arbeidsmarktcommunicatie en personeelswerving: doelgroepen, middelen en media.
