Uit recent onderzoek van de Intelligence Group blijkt dat reistijd de belangrijkste reden is om niet voor een werkgever te kiezen. Een minder dan marktconform salaris en het ontbreken van een goede eerste indruk, volgen als afhaakargumenten. In relatie tot dat laatste punt ziet Geert-Jan Waasdorp de oplossing o.a. in het verbeteren van het aannameproces. Rest de vraag wat je hier als werkgever aan kunt doen…
Ontwikkelingen zoals de vergrijzing, ontgroening en opkomst van nieuwe generaties ten spijt, hebben veel werkgevers volgens Geert-Jan helemaal geen wervingsprobleem. Ik citeer: “Veel werkgevers hebben een organisatieprobleem doordat zij bijvoorbeeld het aannameproces slordig invullen. In dat geval verlies je talent, nog voordat je het kunt aannemen.” Daarmee heeft hij een punt. Goed voorbeeld daarvan is een onderzoek dat Digitaal Werven medio 2010 uitvoerde in gemeenteland: liefst 50% van de gemeentes reageerde niet op sollicitaties. Cijfers uit het bedrijfsleven ken ik niet, maar zou het daar veel beter gaan? Hoe dan ook is het zonde van alle inspanningen in het voortraject en je investeringen om de vacature te promoten. Bovendien is het slecht voor je employer brand/werkgeversmerk en je verkoopcijfers (zie artikel).
Het begint bij de bedrijfscultuur
Het influisteren van de receptioniste dat er sollicitanten in aantocht zijn, is slechts een deel van de oplossing. Het begint wat mij betreft bij de bedrijfscultuur. Ik durf de stelling aan dat wanneer deze prettig is, het wervingsproces van nature ook beter verloopt. Medewerkers die hiervoor verantwoordelijk zijn, nemen die dan ook en laten sollicitanten niet drie weken wachten op een reactie. Bovendien slagen zij er van nature beter in om kandidaten voor zich te winnen. Het contact is immers authentiek.
Optimaliseer wervingsproces
Natuurlijk gaat het te ver om het aannameproces daarmee af te doen. Ook in praktische zin kun je voorkomen dat sollicitanten afhaken. Waar moet je o.a. aan denken?
- Strategische personeelsplanning: in feite begint dat al bij het invoeren of verbeteren van de strategische personeelsplanning. Welke en hoeveel mensen hebben we wanneer nodig gezien de ontwikkelingen van onze organisatie? Tip: betrek managers en medewerkers bij dit proces.
- Optimaliseren wervingsproces: dit begint bij de vacaturestelling. Hoe onlogisch het misschien lijkt; de te zoeken kandidaat is ‘leading’. Voor een goede 1e indruk moet de potentiële kandidaat het gevoel hebben van ‘dat ben ik’ als hij of zij de vacature opmerkt. Dat betekent: wat is m.b.t. tot deze vacature beschikbaar op de arbeidsmarkt en in hoeverre kunnen we ons profiel daar (binnen redelijke grenzen) op aanpassen? Daarnaast moet helderheid bestaan over de rolverdeling tussen (lijn)manager, recruiter en HRM-adviseur, de te nemen stappen en het tijdspad (Wie doet wat m.b.t. (voor)selectie CV’s, keuze kandidaten, planning 1e, 2e en aannamegesprekken, invulling gesprekken, reactietermijnen, de afhandeling en introductie)? Doorlooptijden moeten zo kort mogelijk zijn.
- Vastleggen wervingsproces: het wervings-/recruitmentproces is geborgd. Alle medewerkers die bij het werven van medewerkers betrokken zijn, (lijn)manager, recruiter en HRM-adviseur, kennen de stappen en hun verantwoordelijkheden hierin.
- Aanschaf recruitmentsysteem: dit helpt je om het wervingsproces te automatiseren en te monitoren. Denk aan het versturen van ontvangstbevestiging, informeren over sollicitatieprocedure, verzenden uitnodigingen, het bijhouden van doorlooptijden, aantal reacties etc.
- Faciliteer de (lijn)manager: het voeren van sollicitatiegesprekken is voor veel managers geen gesneden koek. Train ze daarin en bereid elk gesprek met hen voor. Lever CV’s zo goed en overzichtelijk mogelijk aan.
- Eerste gesprek: laat niets aan het toeval over. De receptioniste is, jawel, geïnformeerd. Bezoekerspas en parkeerplaats zijn geregeld. Het declaratieformulier reiskosten ligt klaar. De begeleidende recruiter of P&O-adviseur haalt de kandidaat netjes op bij de balie, stelt deze gerust en begeleidt hem of haar naar de gespreksruimte. Jas aannemen, kopje koffie en ‘social talk’ spreken voor zich. En indien mogelijk: geef kandidaat korte rondleiding over de betreffende afdeling (collega’s zijn uiteraard op de hoogte van het gesprek).
- En na afloop: ook al heb je je twijfels over de geschiktheid, informeer de kandidaat over het vervolg van de procedure en kom afspraken na (die je bevestigt per e-mail). Dat je kandidaat vervolgens netjes uitgeleide doet, spreekt voor zich.
- Tweede gesprek: blijf scherp! Informeer naar gewenste arbeidsvoorwaarden. Laat na afloop ook nog 1 of 2 collega’s aanschuiven. Ook met hen moet het klikken. Zie verder 6.
- (Tussentijdse) afwijzing: afgewezen kandidaten hebben tijd en moeite genomen om te solliciteren. Dat geeft hen het recht te weten waarom. Bel de kandidaat persoonlijk op, geef een uitgebreide toelichting en sta open voor vragen. Verstuur géén standaardbriefje (zie goede voorbeelden). Bovendien: misschien past de kandidaat in de toekomst wel op een andere functie. Vraag daarom of je CV in ‘in file’ mag houden (en bijvoorbeeld of kandidaat lid wil worden van social network).
- Aannamegesprek: de gedroomde kandidaat is vooraf door zijn nieuwe manager telefonisch benaderd voor het afsluitende gesprek. ‘We hebben voor jou gekozen, gefeliciteerd!’ Vooraf heeft hij een schriftelijk voorstel ontvangen over salaris en overige arbeidsvoorwaarden dat zoveel mogelijk aansluit op zijn of haar wensen. Nu mag er eigenlijk niets meer misgaan. Zorg er daarom voor dat je nog wat onderhandelingsruimte achter de hand hebt.
- Introductie: de 1e werkdag van een nieuwe collega moet een feestje zijn. Bureau, telefoon, PC en internetaansluiting zijn geregeld, net als auto, entreepasje of OV-vervoersbewijs. Er wordt een bos bloemen aangeboden, er is taart voor bij de koffie en de leidinggevende houdt een kort welkomstpraatje. Gedurende de 1e weken wordt de nieuwe collega begeleid door een ‘buddy’. En natuurlijk is er een introductieprogramma, zodat hij of zij zo snel mogelijk zijn of haar weg vindt. Aan het eind van de 1e werkweek, vindt gesprek plaats met de manager om te kijken hoe het bevalt. Datzelfde na bijvoorbeeld 4 en na 8 weken.
Hebben we hiermee alle afhakers voor ons gewonnen? Nee, voor zover het al kan, is het de vraag of je dat moet willen. Maar door het wervings- en aannameproces te optimaliseren, is de slagingskans van al je inspanningen in ieder geval substantieel vergroot.
