Nederland is er goed in: Twitter, LinkedIn, Facebook. Nederlanders maken graag en veel gebruik van de mogelijkheden die er zijn op dit gebied. Onder werktijd, in de file of in privé. Maar is het wel zo privé wat je doet in je privé-tijd. Het komt steeds vaker voor dat mensen ontslagen worden omdat zij via Twitter of Facebook zich zo ongepast of verkeerd uitlaten dat dit een reden is voor ontslag. Wat doe je met uitlatingen via Twitter of Facebook die op zich niets met het werk of de organisatie te maken hebben, maar die wel reputatieschade voor de werkgever kunnen opleveren?
De stelling van vandaag luidt dan ook: Als je als werknemer gebruik maakt van sociale media dan heb je een 24/7 verantwoordelijkheid ten opzichte van je werk.
Maandagstelling: Het gebruik van sociale media maakt verantwoordelijkheid werk 24/7,
Ik zit me nu even af te vragen, dan wel met drie petten op….. maar toch… We rommelen wat af op het virtuele sociale vlak. Ondergetekende mag zich wat dit betreft met recht een specialist/autoriteit noemen op het gebied van de Social Media. Waarom? Omdat ik er als Technisch ontwikkelaar, IT consultant en als gebruiker de hele ontwikkeling heb meegemaakt van het eerste 12-24K modem, jawel, nog via de ouderwetse PTT telefoonlijn tot waar we nu vandaag tegen aankijken.
‘You name it, I used it’. Je kunt tenslotte alleen maar meepraten als je weet waar het overgaat, maar ook het zelf hebt meegemaakt. Even voor de jongere lezers hier. De eerste sites werden ongeveer met een klein programmaatje verbonden genaamd Microft Chat. Zoek het eens op, het bestaat nog steeds. Hiermee kon je in verschillende ‘virtuele kamers’ toetreden en kennis maken met, contact onderhouden met anderen. In den beginnen was dit krankzinnig duur. Want je betaalde de PTT per minuut gebruik van de telefoon.
Naarmate de hype verder toenam, nam ook het aantal afsluitingen toe. We hadden namelijk nog niet iets wat we internet konden noemen. Daarna kwamen er voorzichtig de eerste providers, maar nog niet iedereen kon worden aangesloten op een provider. Dat had een beetje te maken met een eigen bescherming. De KPN verkocht liever telefoonmodems, dat tikte gewoon veel meer en beter aan. Daarna zagen we programma’s zoals Mirc, e.d. Meer en meer ontstonden er Nederlandse communities en de KPN opende een paar chatservers en het hek was een beetje van de dam.
Wanhopige huisvrouwen en vage ‘preditors’ vonden elkaar en de afstandelijkheid, laagdrempeligheid, zorgden voor een nieuwe erotische dimensie. Mensen maakten afspraken met elkaar, liepen blauwtjes, relaties werden geboren maar meer nog bestaande relaties gingen, om welke reden dan ook op de helling. We kregen breder en beter toegang tot het www. We hadden netscape, Internet explorer en later safari, mozilla en weer later allerlei andere varianten. We kregen hier in Nederland verschillende initiatieven mensen met elkaar te verbinden.
De grootste is wat dit betreft met recht MSN te noemen en hier in Nederland Hyves. We moeten nu dan toch een kleine scheiding gaan aanbrengen naarmate we meer en breder aanbod ter beschikking kregen te weten Facebook, Xing, Plaxo, Linkedin, om er zo maar een paar te noemen. Social media werd volwassener maar ook divers. Zo heb je communities die zich meer op het sociale vlak begeven en communities die zakelijk worden gebruikt. Ik ken vele professionals die zich van verschillende bedienen.
Dat men in de loop van de tijd door schade en schande wijs is geworden moge duidelijk zijn. Getuige de intonatie en inhoud van dit artikel, blijkt dat er nog niet overal eenduidig een policy of protocol bestaat omtrent het gebruik van de Sociale Media. Ik ben hier van mening dat HR hier een kans laat liggen.
Vanuit mijn eigen beleving en kennis hoeft die helemaal niet ingewikkeld te zijn. Je kunt namelijk moeiteloos aanhaken aan de wettelijke regelgeving wat dat betreft, iets wat het opzetten van een protocol erg vereenvoudigd.
Ik geef u graag een opzetje ter overpeinzing. Bedenk hierbij wel, wordt niet belerend maar geef aan hoe uw organisatie het liefst ziet dat uw mensen hiermee om gaat.
1. Wat is volgens deze organisatie sociale media
Volgens ons is de sociale media uw mogelijkheid uzelf te profileren zoals u dit graag zelf doet. De organisatie beschouwd Hyves, Facebook, MSN, Linkedin, Plaxo, Tagged e.d., programma’s waarbij u uzelf, en wat uw hobby’s zijn, als voorbeeld, bekend maken aan familie, vrienden en collega’s. Wanneer u hier gebruik van maakt, draag dan zorg voor een zo neutrale mogelijke presentatie.
2. U bent het visitekaartje van onze organisatie.
Natuurlijk, soms gaan dingen net even anders dan u zou willen. Natuurlijk kunt u met een collega te maken krijgen met wie het net niet klikt. Hoe dan ook, hou zaken zaken en binnenshuis. Sociale media is een zeer vlug medium. Wat u daar neerzet, positief en negatief, blijft voor lange tijd beschikbaar en is moeilijk te verwijderen.
3. Indien u een discussie of meningsverschil hebt met een collega
Gebruik dan sociale media niet uw grieven kenbaar te maken. Ook hier schaad u misschien niet alleen uzelf, maar ook de organisatie. Indien u er samen niet uit komt, vraag dan om een interventie van een andere collega of manager.
4. Bedenk hoe u zichzelf het liefst ziet op de sociale media, en hoe anderen dit kunnen zien. Het gebruik van sociale media is handig, prettig en vooral leuk.. Dat moet het vooral zo blijven. Bedenk hierbij wel dat u niet voetstoots alles hoeft te delen met iedereen. Houd uw voorkeuren dan ook privé en maak zo neutraal mogelijk gebruik van de sociale media.
5. Het toestaan van gebruik van de sociale media
Binnen de werkuren is het niet toegestaan gebruik te maken van de sociale media is niet afgesloten en wordt ook niet actief gemonitord. Wel kan incidentele controle plaats vinden en kunt u, wanneer omstandigheden dit rechtvaardigen, op gebruik van de sociale media worden aangesproken.
6. De sociale media en wettelijke regelgeving
Weest u zich ervan bewust dat het gebruik van sociale media valt onder bestaande regelgeving. Dat betekend dat u te maken heeft met de wetten op de openbare orde, kopieerrechten [copyrights©] en portretrecht. Dit betekend dat u geen racistische of uitingen van discriminatie, of zich anderszins gedraagt die voor anderen als aanstootgevend kunnen worden ervaren.
7. Bij twijfel…
Ook bij de sociale media geld, ‘bij twijfel, niet doen.’ Het gebruik van de sociale media, ook privé, is niet geheel vrijblijvend. Indien u twijfelt, vraag het dan de deskundigen binnen de organisatie.
Dit laatste, dat mag evident zijn, zal natuurlijk wel aanwezig moeten zijn. Er is ruime jurisprudentie voor handen waarbij de sociale media een rol heeft gespeeld wat uitingen betreft. Voor de duidelijkheid kan in het protocol ook worden aangegeven dat wanneer men door gebruik van de sociale media zichzelf schade berokkend, dit ook zakelijke consequenties kan hebben.
Vooral in dit laatste wil ik als expert aangeven dat het zeer eenvoudig is z.g. Identity Theft te plegen, mezelf voordoen als een ander, en me op bepaalde manieren gedragen die haaks staan op de persoonlijkheid van de betrokkene. Ook dit kan weerslag hebben op het aangezicht van de organisatie. Het is even een ‘reminder’ dat op het internet, met een beetje nadenken en wat inventiviteit, ook minder positief gebruik is te maken van sociale media. U zult beslist de eerste niet zijn die ervaart dat niet alles geld wat u denkt te zien op sociale media.
Wat dat betreft werkt het twee kanten op uiteindelijk.