Effectief vergaderen is echt een kunst. Hoe vaak is het u niet overgekomen dat u uren in een vergadering doorbrengt om achteraf te concluderen dat er eigenlijk niet zo veel bereikt is? Wanneer de deelnemers aan de vergadering zich aan een aantal simpele voorschriften houden, is het mogelijk om de productiviteit merkbaar te verhogen.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Het begint al bij de voorbereiding van de vergadering. Probeer bij het versturen van de uitnodigingen zo selectief mogelijk te zijn. Nodig alleen mensen uit die een bijdrage kunnen leveren aan de vergadering. Voor personen die alleen maar kennis dienen te nemen van de zaken die besproken gaan worden, is het vaak voldoende om ze enkel de notulen toe te sturen. Laat alle genodigden hun deelname aan de vergadering bevestigen.
Stel een duidelijke agenda op en zorg ervoor dat alle deelnemers deze ruim op tijd in hun bezit hebben. Stuur hierbij meteen de belangrijke stukken mee die de deelnemers als voorkennis dienen te lezen. Maak duidelijk dat van iedereen verwacht wordt dat ze de stukken ook daadwerkelijk lezen, zodat dit niet tijdens de vergadering nog besproken hoeft te worden.
De aandacht erbij houden
Houd tijdens de vergadering de planning en professionele sfeer goed in de gaten. Probeer gedurende de vergadering al te voorkomen dat deze gaat uitlopen. Begin op tijd en wacht niet op laatkomers. Spreek ook af dat alle mobiele telefoons uitgeschakeld zijn tijdens de vergadering. Het is belangrijk om het gesprek ‘on topic’ te houden en niet van de agendapunten af te dwalen. Wanneer er tijdens de vergaderingen andere aandachtspunten naar voren komen, kunnen deze genoteerd worden voor een volgende vergadering.
Laat elkaar uitspreken. Niets is zo vervelend als onderbroken worden terwijl u iets probeert te vertellen. Vooral tijdens een teleconferentie is dit erg belangrijk omdat men hier sneller de draad van het gesprek kwijtraakt. Een goede voorzitter zorgt ervoor dat iedereen aan de beurt komt en zijn zegje kan doen, zonder dat het chaotisch wordt.
Het vervolg
Sluit de vergadering altijd af met een samenvatting van hetgeen besproken is en een verdeling van de actiepunten. Stel voor ieder actiepunt één verantwoordelijke aan en bepaal een duidelijke deadline. Op deze manier voorkomt u dat mensen naar elkaar gaan wijzen en er niks bereikt wordt.
Maak de notulen zo snel mogelijk beschikbaar; indien mogelijk nog dezelfde dag. Stuur deze naar alle deelnemers van de vergadering en naar alle andere personen die er gebaat bij zijn te weten wat er besproken is. Maak in het bericht goed duidelijk wat het onderwerp van de vergadering is en waarom dit relevant is voor de geadresseerde om na te lezen. Biedt ook een mogelijkheid om te reageren op de notulen wanneer men niet bij de volgende vergadering aanwezig zal zijn.
Breng iedereen op de hoogte
Wanneer u besluit om deze voorschriften te implementeren in uw bedrijf, is het belangrijk om iedereen hiervan op de hoogte te stellen. Zo staan mensen niet voor verassingen en motiveert u ze om actief deel te nemen aan de veranderingen. U zult zien dat u een hoop tijd zal besparen en dat u en uw collega’s een stuk efficiënter kunnen vergaderen.
Meer lezen van Tom van Pinxteren? Tom schreef eerder:
HR: Verhoog de motivatie van uw werknemer
Tips: Haal als werkgever het maximale uit het kerstpakket
