Tips en trucs voor managers om een goede functioneringsgesprekken te voeren
Veel managers zien op tegen het voeren van functioneringsgesprekken met hun medewerkers. Hoe voer je zo’n gesprek? Hoe zorg je er voor dat je kritische punten kan noemen en tegelijkertijd toch motiveert? Veel managers hebben het daar moeilijk mee en stellen de gesprekken daarom uit, raffelen ze af of zeggen dat ze er écht geen tijd voor hebben. Dat is zonde, want werknemers die nooit gecoacht worden of feedback krijgen ontwikkelen zich niet voldoende. Onderstaand 7 praktische tips voor managers om tot een goed functioneringsgesprek te komen.
Tips
- Plan voldoende tijd in
Een functioneringsgesprek moet niet te lang duren, maar reserveer wel voldoende tijd zodat je het gesprek niet hoeft af te kappen als er nog belangrijke punten besproken moeten worden. - Bedenk alvast de startzin
Leg kort uit wat het doel is van het gesprek en wat de agenda is. Zo voorkom je dat je meteen van wal steekt met een heel verhaal en meteen de diepte in gaat. Probeer in het begin vooral te luisteren. - Zet vooraf de feiten op een rij of werk een formulier af
Wat zijn sterke punten van de werknemer? Wat kan hij of zij verbeteren? En wat zijn je verwachtingen voor volgend jaar? Geef bij verbeterpunten ook altijd een voorbeeld van situaties waarin het beter was verlopen als de medewerker bijvoorbeeld duidelijker gecommuniceerd had. - Hou het kort
Noem maximaal 3 verbeterpunten en zorg ervoor dat je niet de hele tijd aan het woord bent. - Regel een rustige en neutrale plek.
Reserveer een vergaderruimte met voldoende privacy, of ga naar een locatie waar de werknemer zich niet direct ondergeschikt voelt. - Maak concrete afspraken
Zorg dat de afspraken SMART zijn, zodat je tussentijds kan vragen of de medewerker op schema ligt en of je misschien kan helpen om weer op schema te komen. - Maak een praatje bij de koffieautomaat
Laat niet alles op functioneringsgesprekken of beoordelingsgesprekken aankomen. De sterke of zwakke punten die je in zo’n gesprek noemt horen namelijk geen verrassing te zijn voor de medewerker.
Veelgemaakte fouten
Veel leidinggevenden zien op tegen functioneringsgesprekken en maken dezelfde fouten. Ze luisteren niet voldoende naar hun medewerkers, praten zelf te veel en vergeten dat het geen beoordelingsgesprek is maar een functioneringsgesprek. Daar zit toch echt een groot verschil tussen. Een functioneringsgesprek hoort een dialoog te zijn. Luister daarom goed naar de medewerker en vraag door. Zo maak je het voor jezelf ook makkelijker: de medewerkers krijg zo zelf de gelegenheid zwakke punten te benoemen. Dat komt voor de medewerker minder hard aan en zo hoef je ze als manager niet als eerst te benoemen. De 7 tips hierboven helpen je op weg, maar er zijn vast meer goede tips die ik nog niet heb genoemd. Vul mij dus vooral aan!
Dit is een gastblog van Anton van Elburg, hoofdredacteur Intermediair Weekblad
Managers, leer te zwijgen bij functioneringsgesprekken!,
