Negen tips voor een goede out of office-reply

De eerste werkdag na je vakantie. Meestal ben je die dag kwijt aan het lezen van alle e-mail die je tijdens je afwezigheid hebt ontvangen. Alle mensen, die bijdragen aan je overvolle mailbox, hebben je out of office-reply gehad. Dat zijn er vast heel veel.

Deze bekende zakenrelaties, prospects en collega’s hebben je stuk voor stuk jou een e-mail gestuurd waarin ze doelgericht een vraag stellen of interessante informatie delen met jou willen delen. En wat krijgen ze binnen 1 seconde terug in de mailbox?

“Van 30/06/2014 tot 15/07/2014 ben ik niet aanwezig. Ik ben niet in staat om uw e-mail te beantwoorden. Uw bericht wordt niet doorgestuurd en niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.”

Gemiste kans. Je onpersoonlijke out of office-reply helpt je zakenrelaties, prospects en collega’s niet verder. Zeker niet omdat er (in viervoud) wordt vermeld wat er vooral allemaal niét gebeurt. Ga je dit jaar liever voor een out of office-reply die klantvriendelijk, persoonlijk en merkversterkend is? Die vertelt wat ér wel mogelijk is? Terwijl je gewoon kan genieten van je vakantie? Doe je voordeel met onderstaande tips voor een goede out of office-reply!

Hoe schrijf je een goede out of office-reply?

Tip 1: wacht niet tot het laatste moment

In gedachten al op de vakantiebestemming, is het instellen van de out of office-reply vaak een last minute-ding. En juist op dat moment ontbreekt dan de tijd, de inspiratie en/of het bewustzijn om de standaardtekst te vervangen door een goede out of office-tekst.

Tip 2: vermeld wat er wél mogelijk is

In plaats te vertellen wat er niet kan, vermeld wat er wél kan. Wees servicegericht en help de ontvanger verder, voor zover je dat kan. Vermeld daarom altijd de naam én de contactgegevens van de collega die wel bereikbaar is en van dienst kan zijn.

Let op: de standaardzin ‘Voor dringende vragen neemt u contact op met collega xxx’ klinkt als ‘alleen voor spoedgevallen belt u met 112’. Met zo’n ‘hoge drempel’ zal je collega maar weinig telefoontjes ontvangen maar wordt uw relatie, collega of prospect buiten de deur gezet. Zet de deur wijd open en schrijf bijvoorbeeld: “Mijn collega xxx helpt je graag verder en is bereikbaar via (012) 345 678.”

Tip 3: schrijf positief

“Van 23/06/2014 tot 11/07/2014 ben ik niet aanwezig. Ik ben niet in staat om uw e-mail te beantwoorden. Mijn mail wordt niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.” of toch liever “Op 11 juli aanstaande ben ik terug van vakantie en lees ik graag jouw e-mail. Heb je een vraag die niet kan wachten op een antwoord? Mijn collega xxx beantwoordt graag je vragen, je kunt xxx bereiken via (012) 345 678.”? Het ontvangen van een out of office-reply wordt vaak als niet prettig ervaren dus maak het dan in elk geval zo positief mogelijk.

Tip 4: Vermeld wanneer je weer bereikbaar bent

In de meeste out of office-replies wordt vermeld vanaf en tot welke datum iemand niet aanwezig is. Maar wat maakt het uit vanaf wanneer je afwezig bent? Het gaat erom vanaf welk moment je er weer bent. Als iemand je op 10 juli mailt, hoeft niemand te weten dat je er (al) sinds 23 juni niet was. Maar wel dat je er morgen (al) weer bent om zijn/haar mail te lezen.

Tip 5: geef een persoonlijke tintje aan je out of office-reply

Ook aan een automatisch verzonden out of office reply kun je een persoonlijk tintje geven. Denk aan het vermelden van de reden van je afwezigheid, je vakantiebestemming of een persoonlijke afsluiting i.p.v. het standaard ‘Met vriendelijke groet’. Wat voor een tintje je exact toevoegt aan je out of office-reply, kun je zelf het beste bepalen. Jij weet wie je doelgroep is en wat wel of juist niet passend is voor dit bericht.

Tip 6: kies voor u of je

Omdat de out of office-reply naar iedereen gaat die je tijdens je afwezigheid mailt, is het kiezen tussen de je- of u-vorm voor veel mensen lastig. Bij twijfel: kies voor de aanspreekvorm die je ook op je website gebruikt.

Tip 7: denk aan de onderwerpregel

Zorg dat de onderwerpregel qua inhoud en tone of voice past bij je out of office-reply. En wees concreet: maak direct duidelijk in de onderwerpregel waar je bericht over gaat. Voorbeelden zijn: “Ik ben op vakantie tot 11/7. Mijn collega helpt je graag verder.” of “Bedankt voor je bericht. Ik lees deze direct na m’n vakantie” of “Ik ben er tot 11/7 niet. En nu?”

Als bonus nog twee extra tips voor de out of office-reply, die wellicht voor de hand liggen, maar nog zo vaak fout gaan, dat deze een vermelding waard zijn:

Tip 8: voorkom een dubbele handtekening onderaan je out of office-reply

Heb je een automatische handtekening ingesteld? Herhaal deze dan niet onder je out of office-reply. Dat is zo dubbel op.

Tip 9: vergeet je out of office-reply niet uit te schakelen

Net terug van je vakantie ben je vaak nog niet direct scherp. Stel daarom vóór je vakantie een reminder in dat je direct na je vakantie de out of office-reply uitschakelt. Want hoe slordig staat het als er op 17 juli een out of office-reply wordt verstuurd waarin staat dat je 11 juli terug bent van vakantie?

Last but not least: ik wens je een fijne vakantie toe. Je hebt ‘m verdiend!

Voorbeelden van goede out of office-replies
Voorbeelden van foute out of office-replies
Voorbeelden van grappige out of office-replies