Samen de organisatie veranderen met Large Scale Interventions

      Reacties uitgeschakeld voor Samen de organisatie veranderen met Large Scale Interventions
Delen

Veranderen met zijn allen tegelijk

Een breed draagvlak voor veranderingen binnen een organisatie bereik je alleen als je de medewerkers er actief bij betrekt. Een voorwaarde is dat medewerkers de urgentie van een verandering inzien. Hiervoor is een gevoel van verantwoordelijkheid noodzakelijk. Hoe je dit bereikt, heb ik in deze blog uitgelegd.

Wanneer dat urgentiebesef er is, zet je een stap in de goede richting, maar is de organisatieverandering nog lang niet ingezet. Je moet er eerst voor zorg dragen dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Dit kun je bereiken door met alle medewerkers tegelijk samen te gaan zitten.

Het is dan zaak om met álle aanwezige kennis de verandering te herkennen, te erkennen, praktisch te maken en direct uit te voeren. Dit doe je met speciale technieken, bekend onder de verzamelnaam Large Scale Interventions (LSI).

Het nut van Large Scale Interventions

Het grote voordeel van Large Scale Interventions is dat alle medewerkers betrokken zijn bij de verandering. Onderschat niet de kennis van alle medewerkers en hun betrokkenheid om te werken bij een fijne en gezonde organisatie. Mensen hebben een basisbehoefte om ertoe te doen. Samen weten we het beter en samen weten we meer.

Bij elke (grote) verandering in een organisatie is een LSI-bijeenkomst toe te passen. Denk aan teruglopende orders, veranderende marktomstandigheden, de verhuizing van het bedrijf, kostenstijgingen, etc.

Large Scale Interventions: een stappenplan

Er zijn 5 stappen die je moet doorlopen om Large Scale Interventions succesvol in te zetten. Daarbij is het van essentieel belang om vooraf van de hoogste leidinggevende in de organisatie te horen dat hij/zij vertrouwen heeft in dit proces én bovendien álles uit gaat voeren wat de organisatie wil dat er gaat gebeuren.

Stap 1: creí«er een voorbereidingsgroep

Begin met het creí«ren van een kleine voorbereidingsgroep waarin volgens jou alle stakeholders zijn vertegenwoordigd. Vervolgens is een van de eerste vragen aan de groep of alle stakeholders vertegenwoordigd zijn in de voorbereidingsgroep.

Door het hierover te hebben met elkaar, komt de voorbereidingsgroep er wellicht achter dat ook bepaalde klanten betrokken zijn bij het issue dat speelt. Of dat er andere stakeholders ontbreken. Wanneer je dat inzichtelijk hebt, kun je de groep completeren.

Stap 2: bepaal het thema

De voorbereidingsgroep benoemt  het issue, de verandering en/of het probleem en kadert dit in een universeel begrepen thema.

De groep zal zich verder niet bezighouden met de inhoud. Wel bepaalt de voorbereidingsgroep wat de processen moeten zijn zodat alle medewerkers er tegelijkertijd mee aan de slag kunnen (gebruikmakend van alle aanwezige kennis binnen én buiten de organisatie).

Stap 3: bepaal het proces

Wat is er nodig om in een of meerdere dagen met alle medewerkers het probleem aan te pakken of de verandering aan te vliegen? Onder begeleiding van een ervaren LSI-facilitator gaat de groep aan de slag met deze vraag. Er wordt een programma gemaakt en gekozen uit de grote variatie van LSI-technieken. Een bekende techniek is World Café, maar dan nét iets anders uitgevoerd dan in andere situaties.

Stap 4: bepaal de voorwaarden

Een andere vraag waar de voorbereidingsgroep zich over buigt: wat zijn de voorwaarden voor de bijeenkomst? Is er behoefte aan een zaal zonder pilaren waar alle deelnemers tegelijk in kunnen? Kunnen alle medewerkers aanwezig zijn? Ook praktische zaken als catering en materialen regelen vallen onder stap 4.

Als die voorwaarden zijn bepaald, maakt de voorbereidingsgroep de uitnodiging aan alle deelnemers en ondertekent die met alle namen én functies van de leden. Zo voelt iedereen zich vertegenwoordigd in de voorbereidingsgroep. Dit zorgt ervoor dat iedereen ook de verantwoordelijkheid voelt om te komen en actief deel te nemen.

Stap 5: de LSI-bijeenkomst

Uiteindelijk komen alle medewerkers en stakeholders bij elkaar tijdens de Large Scale Interventions bijeenkomst. De bijeenkomst start met een (korte!) uiteenzetting van de hoogst verantwoordelijke in de organisatie. Hij of zij legt uit wat er aan de hand is en belooft dat hij/zij hetgeen tijdens de bijeenkomst wordt besloten ook uit gaat voeren.

Tijdens de bijeenkomst is iedereen gelijk, heeft iedereen evenveel mogelijkheden om te reageren en wordt iedereen gehoord.

Na de LSI-bijeenkomst

De verandering begint natuurlijk pas echt ná de bijeenkomst. Maar zo’n bijeenkomst biedt wel een erg solide basis: omdat iedereen heeft kunnen bijdragen, en iedereen gehoord is, is de beslissing van de verandering en de inhoud van de verandering VAN IEDEREEN!

Doordat het draagvlak groot is en iedereen zijn/haar verantwoordelijkheid neemt, gaat de verandering in de hoogst mogelijke versnelling door de organisatie.

Een Large Scale Intervention is een bijeenkomst om een verandering te starten in de organisatie, of is onderdeel van een verandertraject. Maar één ding is zeker: de organisatie is na een LSI nooit meer hetzelfde…

Meer weten over Large Scale Interventions? Wij hebben een video van een LSI-bijeenkomst gemaakt.

 


Delen