Besluiten nemen als groep doe je met het BOB-model!

      Reacties uitgeschakeld voor Besluiten nemen als groep doe je met het BOB-model!
Delen

Een besluit nemen als groep is niet altijd eenvoudig. Volg daarom de drie stappen van het BOB-model voor een duidelijke manier van beslissen.

Binnen elke groep – neem bijvoorbeeld een zelfsturende groep, een ondernemingsraad of een directieteam – moeten besluiten genomen worden waar iedereen achter staat. Voor een duidelijke besluitvorming kunnen de drie stappen van het BOB-model helpen: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming.

Een waarschuwing vooraf

Het kan zijn dat je bij de eerste keer toepassen van dit model erg ongeduldig wordt tijdens de eerste stap ‘Beeldvorming’. Wellicht denk of voel je dat het niet snel genoeg gaat. Bedenk dan dat dit model weliswaar uit drie stappen bestaat, maar dat die drie stappen niet allemaal even lang duren. Wat langer stilstaan bij de eerste stap is dus helemaal niet erg.

De Beeldvorming in het BOB-model kan zelfs tot wel driekwart van de totale tijd kosten. Ook al kan het dan voelen dat het te lang duurt, er is maar één manier die nog sneller werkt dan het BOB-model: als de baas zonder uitleg of overleg een besluit neemt voor de hele groep.

Beeldvorming: informatie delen zonder oordeel

Bereid je voor door alle stukken over het onderwerp te verzamelen en ervoor te zorgen dat de hele groep het kan lezen en begrijpen. In deze fase deel je samen alle informatie die je hebt of die je kunt verkrijgen. Je stelt vragen om je beeld van de situatie zo compleet mogelijk te krijgen. Niet onbelangrijk daarbij: stel je oordeel in deze fase uit! Je mag geen enkele mening hebben over onderwerp, vraag, persoon of actie.

Beeldvorming: de vragen

Ga met elkaar in gesprek met de volgende vragen als voorbeeld:

  • Welke bronnen en documenten zijn geraadpleegd?
  • Hebben we alle rapporten en stukken waar naar verwezen wordt?
  • Wat is de huidige situatie?
  • Wat is de gewenste situatie (zoals beschreven in het stuk)?
  • Van wie komt het idee?
  • Wat vinden anderen ervan?
  • Wat zijn alternatieven?
  • Is het al eerder bedacht?
  • Wat is de reden dat we het doen?
  • Zijn er regels en wetten?
  • Hoe ziet het proces er tot nu toe uit?
  • Wat zijn de processtappen na nu?

Dit gesprek geef je vorm door bijvoorbeeld een ‘vragenrondje’ met alle aanwezigen. Belangrijk is om met elkaar te praten en door te vragen als je iets niet begrijpt. Je kunt ook brainstormen, een mindmap gebruiken en/of aantekeningen maken op een whiteboard of flipover. Zolang iedereen maar alle informatie met elkaar kan delen.

Beeldvorming: het resultaat

Het resultaat van Beeldvorming is dat iedereen op hetzelfde informatieniveau komt. Alle leden van de groep hebben hiermee eenzelfde beeld van de situatie. Vragen zijn gesteld en beantwoord, maar een oordeel is er nog niet.

Oordeelsvorming: vaststellen wat je ervan vindt

Het oordeel wordt geformuleerd in de tweede fase ‘Oordeelsvorming’. Welke mening hebben de leden van de groep nu eigenlijk over alle informatie die je in de eerste fase met elkaar hebt gedeeld? Bevraag elkaar, maar laat elkaar ook uitpraten. Respecteer elkaars mening zonder enige terughoudendheid, maar stel wel (veel) vragen.

Oordeelsvorming: de vragen

Gebruik voor de Oordeelsvorming de volgende vragen:

  • Leidt het besluit tot korte termijn positieve financiële resultaten?
  • Waar maken we ons zorgen over?
  • Wat zou de zorgen verminderen?
  • Leidt het besluit tot kwaliteitsverlies?
  • Is het uit te leggen?
  • Kan het zonder gedwongen ontslagen?
  • Wat zijn de voorwaarden?

Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de dialoog (de ander volledig en zonder interruptie zijn/haar verhaal laten vertellen). Vraag door naar elkaars mening, belangen en motivatie(s).

Oordeelsvorming: het resultaat

Na de tweede stap is het gezamenlijke belang bekend en zijn individuele belangen helder. Ook de criteria en voorwaarden zijn nu in beeld.

Besluitvorming: samen het enige logische besluit nemen

Als iedereen hetzelfde beeld heeft en alle meningen helder zijn, dan kan er maar één richting zijn die het besluit gaat vormen! Dit is dan ook de kortste fase van de drie.

Besluitvorming: de vragen

In deze fase geef je antwoord op een of meerdere van de volgende vragen:

  • Wat besluiten we?
  • Wat gaan we doen?
  • Weet iedereen welk besluit genomen is?
  • Is iedereen het met het besluit eens?

Je kunt het besluit nemen door consensus, maar ook door te stemmen. Of gewoon een rondje maken waarbij het voor de hand liggende besluit ook het enige juiste besluit is.

Besluitvorming: het resultaat

Het resultaat is een gezamenlijk en gedragen besluit. Dit kan van alles zijn: een advies, een actieplan, een aankoop of verkoop of een richting voor de toekomst. Het belangrijkste is dat iedereen weet wát er besloten is en wáárom het besloten is. En dat iedereen achter het besluit staat.

Werkt het BOB-model altijd?

Het BOB-model is niet een oplossing voor elk vraagstuk binnen een groep. Het is wél een van de beste methoden wanneer een besluit genomen moet worden.

De moeilijkheid van het BOB-model zit – zeker de eerste paar keer – in het scheiden van de drie fases. Het is soms lastig om niet al bij de beeldvorming een oordeel te vormen. Het kan daarom handig zijn om iemand van de groep te benoemen tot procesbewaker. Of je huurt een begeleider in die je deze stappen in korte tijd leert zodat je het heel eenvoudig zelf toe kan passen in de praktijk.


Delen

About Sander Vrugt van Keulen

Sander

CoachSander is directie coach | facilitator / trainer non-hiërarchische zelforganiserende teams en houdt zich al 10 jaar bezig met het ondersteunen en begeleiden van mensen om hen telkens een stap verder te helpen op het pad dat zij zelf kiezen.

Sander initieert en ondersteunt projecten als Uitgestelde Koffie, broodfonds040, Eindhoven in Dialoog, Nooit Meer Gratis, CoachingBlog, MisterCoach, @040datzijnwij en meer…

En dat alles vanuit de overtuiging dat wij samen meer zijn en meer kunnen bereiken: delen kan alleen door vermenigvuldigen!

Welke onderwerpen blogt Sander Vrugt van Keulen over?

Coaching, zelforganiserende teams, HR, ondernemingsraden en medezeggenschap

Waar kun je Sander Vrugt van Keulen online vinden?

CT2.nl Persoonlijk Blog CoachSander Bedrijfspagina CT2 op LinkedIn Profiel LinkedIn - Coach Sander Vrugt van KeulenVolg Coach Sander Vrugt van Keulen op Twitter CT2 Coaching and Training CoachSander op FacebookSander Vrugt van Keulen op Google+